TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

Tämä tietosuoja- ja rekisteriseloste kuvaa, miten yritys käsittelee asiakkaiden ja käyttäjien henkilötietoja. Seloste kattaa yrityksen tarjoamat palvelut, kuten digitaalisen materiaalipankin, uutiskirjeet ja verkkosivujen kautta tehtävät tilaukset, ilmoittautumiset ja yhteydenotot.

1. Rekisterinpitäjä

Laulau Oy
Pääpolku 3 B
00590 Helsinki
Y-tunnus 2218809–1
Yhteyshenkilö Minna Lappalainen
info (at) laulau.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Laulau Oy kerää henkilöiden nimi- ja yhteystietoja asiakassuhteidensa ja palveluidensa hoitamista varten. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuus- tai sopimussuhteeseen, muuhun oikeutettuun perusteeseen tai rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä velvoitteidemme hoitamista, kuten tilausten käsittelyä, palveluidemme käytön mahdollistamista, laskutusta ja toimitusta sekä koulutusten ja tapahtumien järjestämistä varten, palveluistamme tiedottamista ja markkinointia sekä toimintamme kehittämistä varten.

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

2.1 Asiakas- ja sopimussuhteet

– Digitaalisen materiaalipankin käyttö ja käyttäjähallinta
– Tilausten käsittely, toimitukset ja laskutus
– Koulutusten ja tapahtumien ilmoittautumiset ja järjestäminen
– Asiakaspalvelu ja asiakkuuksien ylläpito

Käsittelyn peruste: sopimus, lakisääteiset velvoitteet, oikeutettu etu.

2.2 Uutiskirjeet

– Uutiskirjeiden lähettäminen henkilöille, jotka ovat tilanneet ne tai joiden julkisen työtehtävänsä puolesta voidaan katsoa hyötyvän viestinnän sisällöstä

Käsittelyn peruste: suostumus tai oikeutettu etu (B2B).

2.3 Markkinointi ja verkkosivujen toiminnallisuus

– Yhteydenottolomakkeet, tarjouspyynnöt
– Evästeet ja verkkokävijöiden seuranta (käyttäjä voi hallita evästeitä)
Käsittelyn peruste: suostumus (evästeet) tai oikeutettu etu.

3. Rekisterin tietosisältö

Keräämme vain toimintamme ja asiakaspalvelun kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Henkilöstä voidaan tallentaa nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti, asema organisaatiossa, tiedot asiakkaan tilaamista tuotteista ja palveluista sekä niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta, palvelusuhteen hoitamiseen liittyvästä kirjeenvaihdosta ja aineistosta. Emme kerää henkilöiden henkilötunnuksia missään yhteydessä.

Verkkopalveluidemme käytöstä voidaan kerätä teknisesti tietoa kuten IP-osoite, sijaintivaltio tai -kaupunki, käytetyn laitteen ja selaimen tiedot. Käytämme evästeitä (cookies) palveluidemme kävijäliikenteen ja käytön seuraamiseksi sekä niiden kehittämiseksi.

Henkilötietoja kerätään seuraavasti:

3.1 Digitaaliset materiaalipankit Laululaukku.fi ja Laulau Luggage

– Käyttäjätunnus
– Salasana (salattu)
– Sähköpostiosoite
– Maa
– Käyttäjän nimi (tarvitaan käyttäjän liittämiseksi laskutusasiakkuuteen tai asiakasorganisaatioon)
– Yhteiskäytössä olevan käyttäjätilin tapauksessa järjestelmään tallennetaan ainoastaan pääkäyttäjän sähköpostiosoite

3.2 Asiakkuudet, tilaukset, laskutus ja koulutusilmoittautumiset

– Nimi
– Organisaatio ja asema (jos annettu)
– Sähköposti, puhelin, osoitetiedot (toimitusta ja tilaukseen liittyvää yhteydenottoa varten)
– Y-tunnus (vain yritysasiakkailta)
– Tiedot tilatuista tuotteista ja palveluista
– Kirjeenvaihto ja mahdolliset lisätiedot, jotka asiakas itse antaa

3.3 Uutiskirje

– Sähköpostiosoite (ei nimeä)

3.4 Verkkosivujen tekniset tiedot

– IP-osoite
– Käytetty selain ja laite
– Käyttöajankohta
– Evästeisiin liittyvät tiedot

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjältä itseltään esim.

– materiaalipankin tilauksen yhteydessä
– tilauksen tai ilmoittautumisen yhteydessä
– uutiskirjeen tilauksen yhteydessä
– yhteydenottolomakkeella
– ammattitapahtumista, joissa henkilö on antanut yhteystietonsa

Lisäksi julkisista lähteistä voidaan kerätä yritysasiakkuuksiin liittyviä organisaatio- ja yhteystietoja.

5. Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei laki sitä vaadi.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos käytämme palveluntarjoajaa, jonka palvelimet voivat sijaita EU:n ulkopuolella (esim. sähköpostipalvelu), varmistamme siirron lainmukaisen suojauksen (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet).

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

7.1 Manuaalinen aineisto
– Säilytetään lukitussa tilassa
– Hävitetään, kun se on siirretty sähköiseen muotoon tai kun tieto ei ole enää tarpeellinen.

7.2 Sähköinen aineisto
– Tallennetaan suojatuille palvelimille
– Käyttöoikeudet rajataan vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen
– Salasanat tallennetaan salattuina
– Tiedot varmuuskopioidaan
– Käytämme teknisiä suojauksia, kuten palomuureja ja salattuja yhteyksiä

7.3 Tietoturvaloukkaukset
Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan viranomaisille ja tarvittaessa rekisteröidyille lain edellyttämällä tavalla.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:
– Tarkastaa itseään koskevat tiedot
– Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
– Rajoittaa tietojensa käsittelyä
– Vastustaa suoramarkkinointia
– Peruuttaa antamansa suostumus (esim. uutiskirje)
– Pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen, jos se on teknisesti mahdollista

Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

9. Tietojen säilytysaika

– Asiakas- ja laskutustiedot: säilytetään kirjanpitolain mukaisesti
– Uutiskirjeen tilaajat: tietoja säilytetään tilauksen voimassaolon ajan
– Digitaalisen materiaalipankin käyttäjät: tiedot poistetaan asiakkuuden päättyessä tai viimeistään, kun niille ei ole enää käyttötarkoitusta
– Yhteydenottolomakkeiden tiedot: poistetaan, kun asia on käsitelty

10. Yhteydenotot

Kaikki tietosuojaa koskevat pyynnöt, kysymykset tai huomautukset voi lähettää sähköpostitse: info (at) laulau.fi.